Hoe krijgt u kopieën van uw medische dossiers

Het herzien van uw medische dossiers is niet alleen slim om te doen, het is uw recht. Hiermee kunt u alle informatie die van vitaal belang is voor uw zorg bijwerken of uw arts vragen stellen over recepten of testresultaten die ontbreken of onjuist zijn.

Historisch gezien werden medische gegevens bijgehouden en bijgehouden door de primaire zorgverlener. In de afgelopen jaren is er een trend ontstaan ​​waarbij patiënten de verantwoordelijkheid op zich hebben genomen voor de opslag en het onderhoud van hun eigen medische dossiers.

Tenzij u deel uitmaakt van een gezondheidszorgsysteem dat u toegang biedt tot uw elektronische medische dossiers (EMR), dient u zelf een verzoek om kopieën in te dienen.

Volgens de Portability and Accounting Act van de ziekteverzekering (HIPAA) uit 1996 heeft u het recht kopieën van de meeste van uw medische dossiers te verkrijgen, ongeacht of deze elektronisch of op papier worden bijgehouden. Deze omvatten doktersaantekeningen, medische testresultaten, laboratoriumrapporten en factuurinformatie.

Wie medische dossiers kan opvragen

Hoewel het is ontworpen om uw privacy te beschermen, zijn de HIPAA-voorschriften zo uitgebreid dat veel providers nog steeds niet weten hoe ze deze kunnen afdwingen. Dit kan het soms moeilijk maken om uw gegevens te verkrijgen, zelfs als u daar volledig recht op heeft.

Volgens HIPAA hebt u het recht om medische dossiers aan te vragen als:

• U bent de patiënt of de ouder of voogd van de patiënt wiens gegevens worden opgevraagd.
• Als u een verzorger of advocaat bent die schriftelijke toestemming van de patiënt heeft verkregen. In sommige gevallen geeft de zorgverlener u een formulier dat de patiënt moet invullen.

Veel mensen gaan ervan uit dat alleen zij of hun vertegenwoordigers een kopie van hun medische gegevens kunnen verkrijgen. Onder de wet zijn er andere personen of organisaties die ook het recht kunnen hebben.

Dit omvat niet alleen uw arts in de eerstelijns gezondheidszorg, maar ook door derden gedekte entiteiten aan wie u mogelijk bewust of onbewust het recht hebt verleend bij het ondertekenen van een patiëntinname- of registratieformulier. Dit zijn niet alleen artsen, maar ook organisaties zoals verzekeringsmaatschappijen, ziekenhuizen, laboratoria, verpleeghuizen, revalidatiecentra en leveranciers van facturen.

Tegenwoordig vragen sommige mensen zelfs om hun medische informatie te delen met mobiele apps (zoals die welke uw hartgezondheid of diabetes bewaken). Onder HIPAA heeft u het recht om dit te verzoeken met dien verstande dat de arts die de informatie vrijgeeft niet verantwoordelijk is voor hoe de provider van uw mobiele app uw informatie gebruikt of beveiligt.

Daarom is het in uw belang om een ​​medisch registratie- of intakatiedocument te lezen om de rechten die u toekent volledig te begrijpen en met wie uw informatie kan worden gedeeld.

Welke records kunnen worden geleverd en welke worden geweigerd

Hoewel u recht hebt op de meeste van uw medische gegevens, zijn er enkele die zorgaanbieders kunnen achterhouden. Houd er rekening mee dat de leeftijd van een bepaald aantal records ook van invloed kan zijn op het verkrijgen van deze records: de meeste providers, inclusief artsen, ziekenhuizen en laboratoria, moeten medische gegevens van volwassenen ten minste zes jaar bewaren, hoewel dit per staat kan verschillen. Afhankelijk van de staat moeten de archieven van een kind gedurende drie tot tien jaar na de leeftijd van 18 of 21 jaar worden bewaard.

Van de verschillende records heb je het recht om te verkrijgen:

• Alle opmerkingen of records die een provider zelf heeft gemaakt
• Alle diagnostische resultaten waarvoor een leverancier kopieën heeft, inclusief bloedonderzoek, röntgenfoto's, mammografie, genetische tests, biopsieën, enz.
• Alle informatie verstrekt door een andere arts die werd gebruikt om een ​​diagnose en / of directe behandeling vast te stellen

Als u op zoek bent naar specifieke laboratoriumtests of registraties van ziekenhuisopnamen, kunt u ze het beste aanvragen bij het laboratorium of ziekenhuis in plaats van bij uw primaire zorgverlener. Ze zijn waarschijnlijk completer en kunnen zelfs voor een langere periode worden bewaard dan een particuliere medische praktijk.

Registreert uw provider kan weigeren

Er zijn records waartoe u de toegang wordt geweigerd. Het betreft met name dossiers voor geestelijke gezondheidszorg waarvan de aantekeningen van de aanbieder als "indrukken" kunnen worden beschouwd in plaats van diagnoses. Er is geargumenteerd dat openbaarmaking van deze gegevens de arts-patiëntrelatie kan schaden of verkeerd kan worden geïnterpreteerd wanneer deze uit de context wordt gehaald.

Dat gezegd hebbende, kan een provider je verzoek niet ontkennen omdat het je gevoelens zou kunnen schaden. Het kan alleen worden geweigerd als de vrijgave van de informatie u kan dwingen uzelf of anderen te schaden. Indien geweigerd, moet de weigering schriftelijk aan u worden verstrekt.

Op grond van de wet kan het volgende redelijkerwijs worden achtergehouden:

• Psychotherapie-aantekeningen
• EMR-records die zich niet in een "aangewezen recordset" bevinden (dat wil zeggen gegevens die niet betrekking hebben op uw gezondheid maar worden gebruikt voor kwaliteitsbewaking om de patiëntenzorg te verbeteren)
• Records die uw leven en veiligheid in gevaar kunnen brengen
• Informatie samengesteld voor gebruik in een rechtszaak
• Records met vermelding van een andere persoon die mogelijk schade ondervindt door het vrijgeven van de informatie
• Records die de vertrouwelijkheid schenden van een derde partij die de vertrouwelijkheid was beloofd
• Registraties die uw gezondheid, veiligheid, hechtenis of revalidatie in gevaar kunnen brengen als u in de gevangenis zit (of die van andere gedetineerden of personen in de gevangenis)
• Records die deel uitmaken van lopend onderzoek dat nog niet is voltooid

Veel van deze beperkingen zijn onderhevig aan brede interpretatie.

Als u vindt dat u onterecht de toegang tot specifieke medische gegevens wordt geweigerd, kunt u een klacht indienen bij het Office of Civil Rights (OCR) bij de DHHS. U kunt hetzelfde doen als uw medische vertrouwelijkheid is geschonden.

Als de OCR het ermee eens is dat uw klacht gerechtvaardigd is, zal het de arts of instelling opdracht geven corrigerende maatregelen te nemen of een regeling te treffen als er daadwerkelijk schade is aangericht. De klacht moet binnen 180 dagen na de overtreding worden ingediend.

De wet verbiedt ook vergelding van de kant van de betreffende entiteit als een klacht wordt ingediend, zoals het beëindigen van diensten of een verhoging van de kosten van diensten.

Wat te doen als u de toegang tot uw medische dossiers bent geweigerd

Hoe u uw medische dossiers kunt opvragen

De meeste praktijken of faciliteiten zullen u vragen om een ​​formulier in te vullen om uw medische gegevens op te vragen. De formulieren kunnen meestal op kantoor worden verzameld of per fax, post of e-mail worden bezorgd.

Als het kantoor geen formulier heeft, kunt u een brief schrijven om uw verzoek in te dienen. Zorg ervoor dat:

• Uw naam
• Burgerservicenummer
• Geboortedatum
• Adres en telefoonnummer
• E-mailadres
• De lijst met records die worden aangevraagd
• De datums van de service
• Bezorgoptie (fax, post, e-mail, persoonlijk)
• Handtekening

Nadat het verzoek is gedaan, moet u mogelijk even wachten voordat de records daadwerkelijk zijn ontvangen. Staatswetten variëren, maar vereisen doorgaans levering binnen 30 tot 60 dagen. Zorg ervoor dat u een kopie van het oorspronkelijke verzoek bewaart en neem contact op met het ministerie van Volksgezondheid van uw staat als u na herhaalde pogingen de documenten niet ontvangt.

Kosten van service

Houd er rekening mee dat u mogelijk de kosten van uw medische dossiers moet betalen als u ze op papier, per fax of via elektronische media wilt laten bezorgen. Hoewel de prijs kan variëren, moet deze redelijk zijn.

Bovendien hebt u recht op de administratie, zelfs als u de arts of de faciliteit niet hebt betaald voor de betreffende procedure. De records kunnen niet worden ingehouden wegens niet-betaling en u kunt geen exorbitante kosten betalen om de niet-betaling van services te compenseren. Als er geld verschuldigd is, kan de arts of faciliteit inzamelingsmogelijkheden nastreven, zoals juridische stappen of een incassoservice.

Voor een arts niet langer in de praktijk

Als uw arts met pensioen gaat of niet meer in de praktijk is, moeten alle medische dossiers nog steeds onder de wet worden gehouden. Dit geldt zelfs als een arts is overleden of de praktijk heeft opgelost zonder een verkoop.

Volgens de wet moeten de medische gegevens worden overgedragen aan een andere zorgverlener die ermee instemt de verantwoordelijkheid te accepteren. Als een provider niet kan worden gevonden, kunnen de records worden gearchiveerd bij een gerenommeerd commercieel opslagbedrijf.

Evenzo, als uw arts de praktijk heeft verlaten maar de praktijk nog steeds werkt, moeten uw gegevens door de overgebleven leden worden bijgehouden. Als de praktijk is verkocht, is de nieuwe praktijk verantwoordelijk voor het onderhoud van de documenten en zijn ze aansprakelijk als de records verloren gaan of verkeerd worden gebruikt.

Het opsporen van uw gegevens kan soms een uitdaging zijn, vooral als een spreekkamer werd gesloten zonder doorzending. In dit geval zijn er verschillende dingen die u kunt doen:

• Neem contact op met uw staat of plaatselijke medische maatschappij. Omdat veel van deze organisaties een jaarlijkse registratie vereisen, zullen ze hoogstwaarschijnlijk de nieuwste contactgegevens hebben.
• Spreek met uw zorgverzekeraar. Als de arts nog steeds een erkende aanbieder is, heeft uw verzekeraar contactgegevens.
• Neem contact op met een ziekenhuis waar uw arts rondes heeft gemaakt. Ziekenhuizen vereisen dat artsen een formeel proces ondergaan om ziekenhuisprivileges te verkrijgen. Human Resource-afdelingen hebben meestal details in het bestand.

Als al het andere niet lukt, moet u mogelijk uw bestand reconstrueren door contact op te nemen met de verschillende laboratoria, het ziekenhuis of de specialisten die u hebt gebruikt. Uw zorgverzekeraars, zowel in het verleden als in het heden, kunnen u de details verstrekken van alle claims die namens u zijn ingediend.

Fouten corrigeren

Nadat u een kopie van uw medische dossiers hebt verkregen, moet u deze zorgvuldig controleren. Als u fouten of weglatingen ontdekt, moet u deze onmiddellijk laten verbeteren om ervoor te zorgen dat ze uw toekomstige zorg niet schaden.

De meeste providers komen overeen om feitelijke fouten te corrigeren of rapporten op te sporen die in uw bestand hadden moeten worden bijgehouden.

Dit geldt echter niet voor meningsverschillen waarvoor uw arts het recht heeft om een ​​medische mening te geven. Dit omvat opmerkingen over bijdragende factoren aan een ziekte (zoals alcoholisme of HIV) die u liever niet in uw medische dossiers zou hebben. Het wijzigen of achterlaten van de gegevens zou niet alleen ethisch problematisch zijn, maar zou de arts ook kunnen onderwerpen aan juridische stappen.

Met dat gezegd zijnde, als u gelooft dat de weigering van een correctie onrechtvaardig is of u in de weg staat, dient u een klacht in bij de OCR waarin het geschil nader wordt uiteengezet. Ze kunnen het bewijs beoordelen en beslissen of de correctie gerechtvaardigd is.

Een woord van heel goed

Weten wat er in uw medische dossiers staat, kan net zo belangrijk zijn als het zien van een arts in de eerste plaats. Als u toegang heeft tot uw EMR, moet u deze na elke afspraak of goed verzorgingsbezoek controleren. Hiermee kunt u correcties aanbrengen wanneer dat nodig is en actiever deelnemen als en wanneer medische behandeling nodig is.

Wat te doen als u de toegang tot uw medische dossiers bent geweigerd