4 manieren om medische kantoorplanning te verbeteren

1

Passende planning van patiëntafspraken

Het kan een uitdaging zijn om een ​​balans te creëren tussen het zien van voldoende patiënten om aan de financiële behoeften van de praktijk te voldoen, maar toch een hoge mate van kwaliteit van de patiëntenzorg te bieden. Houd deze dingen in gedachten:

• Patiënten hoeven niet langer dan 15 minuten te wachten op hun geplande afspraak.
• Gezien hoe onvoorspelbaar de gezondheidszorg kan zijn, is het begrijpelijk dat patiënten soms langer moeten wachten.
• De soorten patiëntbezoeken variëren, afhankelijk van de praktijkspecialiteit, de diagnose van de patiënt en de procedures die tijdens het bezoek worden uitgevoerd. Dit betekent dat een ander tijdvereiste moet worden toegewezen aan elk bezoektype.
• Het aantal dagelijkse patiëntenbezoeken zou de kosten van het kantoor moeten kunnen dekken en uiteraard winst moeten maken.
• Bij het ontwikkelen van het ontwerp of de structuur van uw patiëntplanningssysteem, is het belangrijk om rekening te houden met mogelijke gebeurtenissen die verstoringen van de patiëntenstroom kunnen veroorzaken.

2

Verminder storingen in de patiëntenstroom

• Late aankomsten: Om dit probleem te verhelpen, stelt u een aantal beperkingen in hoe laat een patiënt kan zijn zonder opnieuw te hoeven plannen, stelt u een patiënt die vroeg op de afspraak is, toe om naar de late-patiëntslot te gaan en chronisch late patiënten te plannen aan het einde van de dag.
• Geen shows: Er zijn drie manieren om gemiste afspraken te voorkomen.
  1. Herinneringsoproepen aan patiënten 24 - 48 uur voorafgaand aan hun geplande afspraak.
  2. Een manier om no-shows te verminderen, is door het gebruik van online patiëntplanning. Patiënten kunnen hun eigen afspraken beheren, plannen of verzetten, waardoor no-shows minder waarschijnlijk worden.
  3. Patiënten die in rekening komen betalen een no-show vergoeding voor gemiste afspraken. No-show fees compenseren niet alleen een deel van de verloren inkomsten, maar leren uw patiënten ook om een ​​melding te geven als ze hun afspraak willen annuleren. Dit biedt ook de mogelijkheid om de afspraak opnieuw in te plannen terwijl de patiënt aan het bellen is.
• Walk-ins: Bekijk de trends wanneer het medische kantoor meer walk-ins ziet, bijvoorbeeld op maandag of tijdens het griepseizoen en dienovereenkomstig aanpassingen doet.

3

Open communicatie met patiënten

• Informeer patiënten wanneer afspraken achterlopen op schema
• Leer medisch kantoormedewerkers over het beantwoorden van niet-klinische patiëntvragen
• Patiënttevredenheidsonderzoeken ontwikkelen en distribueren
• Communiceer indien nodig schriftelijk. Elke eenvoudige en effectieve manier om ervoor te zorgen dat uw patiënten informatie ontvangen die belangrijk is voor hun zorg, is om hen hand-outs te geven, zoals basisinformatie over de medische praktijk, een lijst met items voor elk bezoek, betalingsbeleid en privacybeleid.

4

Telefoon en elektronische communicatie

Telefoon

Als een van de meest gebruikte communicatiemiddelen, moet telefonische communicatie niet lichtvaardig worden opgevat. Het is vaak de eerste interactie die een medisch kantoor heeft met een patiënt. Hier zijn een paar basistips die u uw medische kantoormedewerkers kunt bieden om de telefoonetiquette te verbeteren.

• Actief luisteren
• Goede telefoonmanieren - professioneel en hoffelijk
• Zorg voor vertrouwelijkheid
• Bedank hen altijd voor het bellen
• Hang nooit als eerste op
• Bij het nemen van berichten, krijg zo veel mogelijk informatie
• Blijf kalm en beleefd, zelfs als een patiënt onbeleefd tegen je is

elektronisch

Dezelfde professionaliteit die u zou gebruiken aan de telefoon, correspondentie per e-mail of face-to-face moet ook in een e-mail worden uitgedrukt. Onthoud altijd dat e-mail een vorm van communicatie is en dat de manier waarop de ontvanger de boodschap interpreteert het enige is dat ertoe doet.

• Zorg ervoor dat e-mail de juiste vorm van communicatie voor uw bericht is in plaats van een telefoongesprek of een vergadering. Houd er rekening mee dat de inhoud het imago en de professionaliteit van uw Medical Office moet weerspiegelen.
• Gebruik de juiste grammatica, interpunctie en spelling. Houd ook het bericht beknopt en gebruik de juiste lay-out voor uw bericht, waardoor het gemakkelijker leesbaar is.
• Zorg ervoor dat de e-mail wordt verzonden naar de juiste ontvanger (s). Informatie in een medisch kantoor, met name met betrekking tot patiëntinformatie, moet alleen op basis van de behoefte worden gedeeld.